Im Folgenden finden Sie alle wichtigen Funktionen für die tägliche Arbeit mit faktur:box-Archive / docuvita in ausführlichen Anleitungen erklärt. Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie zudem in unserem FAQ.
¶ Die Benutzeroberfläche
In diesem Tutorial wird die grafische Oberfläche vorgestellt. Dabei wird im Detail auf die verschiedenen Menüs und die unterschiedlichen Schaltflächen sowie deren Funktionsweise eingegangen.
¶ Dokumente importieren
Neben diversen automatischen Importverfahren (E-Mail-Archivierung, AutoProfiler,...) gibt es noch verschiedene Möglichkeiten einzelne Dokumente oder auch einen Stapel an Dokumenten bzw. eine ganze Ordnerstruktur in faktur:box-Archive bzw. docuvita zu importieren. Die drei Möglichkeiten sind:
- Import per Drag&Drop
- Import über das Auswahlmenü
- Stapelimport
¶ Die Arbeitsmappe
Die Arbeitsmappen und die dazugehörigen Akten bringen die bereits gewohnte Logik von Papierordnern / -akten in das digitale Zeitalter. In einer Akte werden beispielsweise alle Informationen und Dokumente eines Kunden, Lieferanten, Mitarbeiters oder Projektes gesammelt. Darüber hinaus können Sie für beliebige andere Objekte eigene Aktentypen mit individuellen Eigenschaften anlegen. Jedem Aktentyp (Kunde, Lieferant, etc.) kann eine feste Ordnerstruktur zugewiesen werden. Akten, mit denen gerade gearbeitet wird, befinden sich in der individuellen Arbeitsmappe des Nutzers. Die Arbeitsmappe ist also wie der virtuelle Schreibtisch, auf dem früher die Papierakten lagen.
Weitere Informationen zur Arbeitsmappe erfahren Sie in dem ausführlichen Tutorial.
¶ Dokumente suchen
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten Dokumente in faktur:box-Archive / docuvita zu suchen. Grundsätzlich können Dokumente über Ihren Volltext, d.h. sämtlicher Text der innerhalb des Dokumentes steht, oder über die Dokumenteigenschaften (Erstelldatum, Ersteller, Dokumenttyp etc.) gefunden werden.
Die verschiedenen Suchoptionen werden im folgenden Tutorial im Detail erklärt
¶ Dokumente bearbeiten
faktur:box-Archive / docuvita ist nicht nur ein reines Dokumentarchiv. Auch das Bearbeiten von Dokumenten wird vollumfänglich unterstützt. In dem nachfolgenden Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie das Dokument bearbeiten können, die Dokumenteigenschaften ändern und Notizen anbringen können. Um GoBD-konform arbeiten zu können, werden alle Änderungen protokolliert und alte Dokumentversionen weiter aufbewahrt.
¶ Dokumente heften
"Dokumente heften" ist eine sehr praktische Funktion, um direkt in der Oberfläche von faktur:box-Archive / docuvita einzelne Seiten in pdf-Dokumente hinzuzufügen oder zu entfernen.
¶ Dokumente teilen
Dokumente können auch mit externen Personen ohne Benutzeraccount direkt über die Oberfläche von faktur:box-Archive / docuvita geteilt werden. Die verschiedenen Optionen beim Teilen von Dokumenten finden Sie in der nachfolgenden Anleitung.
¶ Dokumente exportieren
Einzelne Dokumente oder sogar ganze Ordner können aus faktur:box-Archive / docuvita exportiert werden.
¶ Dokumente löschen
Um Dokumente vor unbeabsichtigtem und unbefugtem Löschen bestmöglich zu schützen, gibt es in faktur:box-Archive / docuvita ein zweistufiges Löschverfahren. Dabei werden Dokumente zuerst zum Löschen markiert und diese dann anschließend von einer berechtigten Person im Stapellauf gelöscht. Auf jeden Fall wird ein Löschprotokoll angefertigt, um ein GoBD-konformes Arbeiten zu ermöglichen.
