¶ ADSync - Active Directory Synchronisation
ADSync synchronisiert und aktualisiert Benutzer und Benutzergruppen in docuvita aus Active Directory.
¶ aidex - Rechnungsverarbeitung
aidex unterstützt die Eingangsbelegverarbeitung durch das automatische Auslesen von Belegdaten mittels künstlicher Intelligenz und einem definierbaren Prüf- und Freigabeworkflow. Erkannte Belegdaten werden automatisch auf Syntax und Plausibilität geprüft. Zusätzliche Belegdaten können direkt durch Anklicken im Belegbild erfasst werden. Damit werden die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten eines Belegs erheblich reduziert.
aidex gibt es in zwei Ausbaustufen:
aidex:pInstallation und Konfiguration (Objekttypen, Workflows)
aidex:qEinrichtung der Module ELIS, AICON und faktur:box-Archive
¶ AutoProfiler
Der AutoProfiler kann flexibel für verschiedene Möglichkeiten des Dokumentimports, bspw. zur Überwachung von Verzeichnissen oder zur Abholung von gescannten Dokumenten aus einem Netzwerkscanner, eingesetzt werden. Dokumente können zudem ausgewertet und mit Drittsystemen / Datenbanken abgeglichen werden. Auch das automatisierte, regelbasierte Anlegen einer Archivstruktur ist beim Ablegen der Dokumente möglich.
¶ dvRunQuery
Mit dem Programm dvRunQuery können Dokumente und Arbeitsmappen direkt aus Drittprogrammen in docuvita geöffnet werden.
¶ Dynamische Ordner
Dynamische Filterung des Ordnerinhaltes aufgrund von Objekteeigenschaften.
¶ E-Mail-Archivierung
faktur:box Archive / docuvita stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Um eingehende Nachrichten vor Manipulation zu schützen, werden sie bereits archiviert, bevor sie den Nutzer erreichen. Zudem steuert ein Berechtigungssystem den Zugriff auf die Daten und eine Zugriffsprotokollierung ermöglicht die Kontrolle der Datennutzung. Durch die Archivierung in faktur:box Archive / docuvita kann vor allem gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen.
Die Ablage in individuellen bzw. branchenspezifischen Aktenstrukturen und das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (Brief, Fax, E-Mail, etc.) erleichtert die Informationsgewinnung entscheidend. Archivierte E-Mails lassen sich ebenfalls in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten. Damit stehen sämtliche Informationen bei der digitalen Bearbeitung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.
Für das Cloud DMS faktur:box-Archive und das On-Premise DMS docuvita gibt es eigene Produkte für die E-Mail-Archivierung.
MailArchiveEinrichtung des Moduls, Postfachs und des Workflows (für faktur:box Archive)
EMailArchiverInstallation und Einrichtung des Moduls (für docuvita)
Mailrecherche aus OutlookEinfache E-Mail-Suche direkt aus Outlook
MaintainerZugriffsrechte auf E-Mails automatisch löschen und vergeben (für docuvita EMailArchiver)
¶ ExpiryChecker
Der ExpiryChecker überprüft das Gültigkeitsdatum eines Dokumentes, indem der Feldwert Gültig bis (Standardfeld obj.ValidUntil) aus der Eigenschaftenliste bewertet wird. Liegt das eingetragene Datum in der Vergangenheit, wird das Dokument als abgelaufen betrachtet. Alternativ kann auch eine Prüfung in die Zukunft erfolgen. So kann z.B. auch eine Kündigungsfrist berücksichtigt werden. Eine weitere Funktion ist es, gespeicherte Suche auszuführen. Dadurch kann auf beliebige Objekte/Eigenschaften zugegriffen werden. Folgende Aktionen können bei den erkannten Dokumenten ausgeführt werden:
- Aufbringen eines Wasserzeichen auf jede Dokumentenseite. Hierfür wird eine neue Dokumentenversion erstellt.
- Schreiben von frei definierten Objekteigenschaften.
- Setzen der Löschmarkierung mit dem Löschgrund Abgelaufen.
- Starten eines Workflows.
¶ FORMCYCLE
Die offizielle FORMCYCLE-Dokumentation ist hier zu finden.
Die FORMCYCLE Plugins ermöglichen eine Integration von faktur:box Archive / docuvita in FORMCYCLE Workflows.
¶ Google Anmeldung (SSO)
Mit Hilfe der Google Anmeldung können Sie sich in faktur:box Archive / docuvita direkt mit Ihrem Google Konto anmelden. Es können ebenfalls Benutzer automatisch erstellt und in Benutzergruppen verknüpft werden.
¶ Lookup Plugin
Autovervollständigung für docuvita Arbeitsmappen.
Mit Hilfe dieser Erweiterung ist es möglich, dass Objektfelder automatisch gefüllt werden. Somit können Daten aus dem docuvita Stamm (z.B. Lieferantenakten) bei der Abarbeitung von Workflowaufgaben, bei der Objektanlage und/oder für die Verschlagwortung komfortabel genutzt werden. Des Weiteren können benachbarte Felder bei der Selektion eines Feldwertes automatisch mit Daten befüllt werden.
¶ ObjectSync
Der ObjectSync ist ein Programm, das in der Lage ist, Informationen aus beliebigen Datenquellen nach docuvita zu synchronisieren. Für die Verbindung können u. a. folgende Datenquellen verwendet werden:
- ODBC-Treiber
- Datev Rechnungswesen
- Diamant WebServices
- Exchange WebServices (EWS)
¶ PreviewExtractor
Automatische Generierung von PDF Dateien.
Der dvs.PreviewExtractor dient zur Erzeugung einer PDF-Vorschau von Dokumenten und zur Extraktion der Textinformationen für die Volltextsuche. Er ermöglicht eine Reihe von Dateitypen mit fest eingebauten Extraktoren zu verarbeiten. Dazu zählen die meisten Office-Formate, sowie gepackte Archive.
Um die Qualität der Vorschaugenerierung zu verbessern und um weitere Dateitypen zu verarbeiten, können externe Konvertierungsprogramme eingebunden werden.
¶ Rechungseingangsbuch (R-E-B)
¶ Robot
faktur:box Robot ist ein mächtiges Werkzeug zur Automation von Datenprozessen, wie z.B. von Schnittstellen.
Hunderte vorgefertigte Aktionen - sogenannte Nodes - ermöglichen es, einfach Daten zwischen den unterschiedlichsten Systemen und Prozessen auszutauschen.
Einige Beispiele:
- Automatische Erstellung und Pflege von Kundenakten im Dokumentenmanagementsystem auf Basis von ERP-Daten
- Automatische Dokumentarchivierung aus Dropbox, Google Drive, Sharepoint oder OneDrive direkt in faktur:box Archive oder docuvita
- Posten einer Nachricht in Slack, Microsoft Teams, Google Chat bei Änderung von Dokumenten oder Akten
- Überwachung von E-Mail-Postfächern und Auslösen von Aktivitäten bei Eingang bestimmter Mails
Die Verbindung von ERP-Systemen, Kommunikationsmitteln, Dateisystemen, Datenbanken u.v.m. in einem einfach zu bediendenden grafischen Editor macht faktur:box Robot zum unverzichtbaren Werkzeug der digitalen Automation.
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Quicklinks:
¶ TaskMonitor
Überwachung von offenen Aufgaben
Der TaskMonitor überwacht die einem Nutzer zugewiesenen Aufgaben. Es überprüft standardmäßig einmal täglich, ob dem Nutzer neue Aufgaben zugeteilt worden sind. Zudem kann alle X Tage automatisch überprüft werden, ob es noch offene, nicht bearbeitete Aufgaben gibt. Die so erfassten Aufgaben können in einem Report dargestellt werden, der an die E-Mail-Adresse des Nutzers gesendet wird.
¶ Vertragsverwaltung
Mit dem Modul Vertragsverwaltung können Vertragsfreigaben gesteuert und automatische Wiedervorlagen vor bestimmten Vertragsfristen eingerichtet werden. Dafür werden Vertragsakten geführt, in denen sich alle Informationen und Dokumente eines jeweiligen Vertrages befinden.
