¶ Produktbeschreibung
Der fd.TaskMonitor ist ein Tool, das in der Lage ist zugewiesene Aufgaben von docuvita-Benutzern zu überwachen. Das Tool hat folgende Funktionalitäten:
- Es prüft, ob die Benutzer in den letzten 24 Stunden Aufgaben bekommen haben. Wenn dies der Fall ist, versendet das Tool eine E-Mail an den jeweiligen Benutzer.
- Eine andere Funktion des Tools ist der Reminder. Er prüft, wann einem Benutzer zugewiesene Aufgaben das letzte mal bearbeitet wurden. Wenn eine Aufgabe länger nicht bearbeitet wurde als der in der Konfigurationsdatei hinterlegt, versendet der Reninder eine E-Mail an den jeweiligen Benutzer.
- Ebenso besteht die Möglichkeit einen Bericht zu erstellen, der alle offenen Aufgaben zusammengefasst darstellt. Dieser Bericht listet auch die Wiedervorlagen der Zukunft auf. Der so erstellte Bericht wird an eine in der Konfigurationsdatei hinterlegte E-Mail Adresse versendet.
¶ Systemvoraussetzungen
Um mit dem fd.TaskMonitor arbeiten zu können, benötigen Sie ein bereits vorhandenes docuvita DMS.
- docuvita Version 20.1.xx bis 21.4.xx
- Eine freie docuvita Zugriffslizenz
- .NET Framework ab Version 4.6
- Eine Internetverbindung für die Aktivierung und Validierung der Lizenz
¶ Installation
Dieses Kapitel enthält die notwendigen Informationen, die zur erfolgreichen Installation und zum Update des fd.TaskMonitor durchzuführen sind.
Administratorrechte
Für die Installation sowie das Update benötigen Sie lokale Administrationsrechte.
- Starten Sie die Datei fd.TaskMonitor xx.msi.
- Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation zu beginnen.
- Lesen Sie sich die Lizenzvereinbarung durch und bestätigen Sie diese.
Lizenzvertrag
Der Lizenzvertrag ist nach der Installation im Installationsordner unter help zu finden.
- Im nächsten Schritt werden Sie nach dem Lizenzschlüssel gefragt.
Lizenzdatei
Der Lizenzschlüssel entspricht dem Dateinamen der Lizenzdatei (ohne Dateiendung).
Nach erfolgreicher Installation muss die Lizenzdatei noch direkt in das Installationsverzeichnis abgelegt werden.
- Im folgenden Schritt haben Sie die Möglichkeit den Ablageort für die Log-Dateien anzupassen.
- Als nächstes können Sie noch den Installationsordner auswählen.
- Danach erscheint ein Fenster, mit dem die Installation gestartet werden kann.
- Nach einer erfolgreichen Installation erscheint abschließend folgendes Fenster.
¶ Einrichtung & Konfiguration
Die Konfiguration des fd.TaskMonitor erfolgt in der Konfigurationsdatei. Sie ist standardmäßig unter C:\Program Files (x86)\docuvita\fd.TaskMonitor\config\fd.TaskMonitor.config zu finden. Öffnen Sie die Konfigurationsdatei mit einem Texteditor und tragen Sie die entsprechenden Werte zwischen die jeweiligen Tags.
¶ Beschreibung der einzelnen XML-Tags in der Konfigurationsdatei
| (XML)Tag | Datentyp | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|---|
| DvServerAddress | String | Name (URL) oder IP-Adresse des docuvita-Servers | <DvServerAddress >https://localhost:444/server/services</DvServerAddress> |
| Systemreference | Integer | SystemID (Mandantennr.) des docuvita-Servers | <Systemreference>1</Systemreference> |
| DvApiUsername | String | Name des docuvita-Benutzers (Darf kein Nutzer mit API-login Provider sein.) | <DvApiUsername>Administrator</DvApiUsername > |
| DvApiPassword | String | Passwort des docuvita-Benutzers | <DvApiPassword>Secret</DvApiPassword> |
| StartTime | Integer | Hier kann die Zeit eingestellt werden, zu der der fd.TaskMonitor läuft und nach Aufgaben sucht. | <StartTime>01:00</StartTime> |
| UseDvMailConfiguration | Boolean | Wenn Sie wollen, dass die E-Mail Konfigurationen von docuvita übernommen werden, tragen Sie true ein. | <UseDvMailConfiguration>true</UseDvMailConfiguration > |
| FromAddress | String | Diese E-Mail Adresse wird verwendet, um E-Mails zu versenden. | <FromAddress>meine.Adresse@provider.de</FromAddress> |
| SmtpHost | String | Name oder IP-Adresse des SMTP-Hosts. | <SmtpHost>meinSMTPhost.de</SmtpHost> |
| SmtpPort | Integer | Port des SMTP-Servers | <SmtpPort>465</SmtpPort> |
| SmtpSecure | Boolean | Wenn true, wird das SSMTP-Protokoll beim Versenden der E-Mails verwendet | <SmtpSecure>true</SmtpSecure> |
| SmtpUser | String | Benutzername des SMTP-Servers | <SmtpUser>xxxxxxx@xxxxx.de</SmtpUser> |
| SmtpPassword | String | Passwort des SMTP-Benutzers | <SmtpPassword>TopSecret</SmtpPassword> |
| AcceptAllCertificates | Boolean | Wenn true, werden alle SSL-Zertifikate beim Versenden der E-Mails akzeptiert. (Auch ungültige.) | <AcceptAllCertificates>true</AcceptAllCertificates> |
| ObjectTypeUser | Integer | ID des Benutzerobjekttyps im docuvita: standardmäßig 1 | <ObjectTypeUser>1</ObjectTypeUser> |
| WorkflowIds | Integer | Hier geben Sie die IDs oder den technischen Namen von den Workflows mit Komma getrennt ein, die Sie überwachen wollen. Wenn Sie alle Workflows überwachen wollen, lassen Sie dieses Feld leer. |
<WorkflowIds>55,44,35,1234,121</WorkflowIds> |
| NewTasksMessageSubject | String | Betreff der zu versendenden E-Mail | <NewTasksMessageSubject>Es gibt eine neue Aufgabe in docuvita</NewTasksMessageSubject> |
| NewTasksMessageBody | String | Text der E-Mail | <NewTasksMessageBody>Sehr geehrter docuvita Benutzer,für Sie gibt es eine neue Aufgabe in docuvita. Mit freundlichen Grüßen Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de</NewTasksMessageBody> |
| SendReminderMail | Boolean | Soll eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden? | <SendReminderMail>true</SendReminderMail> |
| ReminderTime | Integer | Anzahl der Tage ab wann eine Erinnerungs-E-Mail versendet werden soll | <ReminderTime>3</ReminderTime> |
| ReminderMessageSubject | String | Betreff der zu versendenden Erinnerungs-E-Mail | <ReminderMessageSubject >Unbearbeitete Aufgabe in docuvita</ReminderMessageSubject> |
| ReminderMessageBody | String | Text der Erinnerungs-E-Mail | <ReminderMessageBody >Sehr geehrter docuvita Benutzer, Sie haben unbearbeitet Aufgabe in docuvita. Mit freundlichen Grüßen <br>Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de</ReminderMessageBody> |
| SendReportMail | Boolean | Soll ein Bericht über die offenen Aufgaben erstellt werden? | <SendReportMail>true</SendReportMail> |
| SendReportMailTo | String | Empfängerliste für den Bericht als kommagetrennte Liste | <SendReportMailTo>support@docuvita-solutions.de</SendReportMailTo> |
| SendReportMailDays | Integer | Wochentage, an denen ein Bericht versendet wird. Montag =1, Dienstag =2, .. , Sonntag =7. Kommagetrennte Liste | <SendReportMailDays>2,5</SendReportMailDays> |
| ReportMessageSubject | String | Betreff bei der Berichts-E-Mail | <ReportMessageSubject>Auswertung Offene Aufgabe in docuvita</ReportMessageSubject> |
| ReportMessageBody | String | Text der Berichts-E-Mail | <ReportMessageBody>Sehr geehrter docuvita Benutzer, im Anhang an diese E-Mail finden Sie die akutelle Auswertung der offenen Aufgaben in docuvita. Mit freundlichen Grüßen Ihr docuvita Team support@docuvita-solutions.de</ReportMessageBody> |
DvServerAddress mit URL
Wird eine Web-Adresse verwendet, muss darauf geachtet werden, dass die URL ohne /web eingetragen wird.
Rechte auf Benutzer
Der für den fd.TaskMonitor verwendete Benutzer muss das Recht haben, alle Benutzer zu sehen und zu lesen.
Workflowadministratoren
Der für den fd.TaskMonitor verwendete Benutzer muss in der Benutzergruppe der WorkflowAdministratoren sein.
Verschlüsselte Passwörter
Für die Speicherung von Passwörtern in der Konfigurationdatei, wird mit der Installation das fd.Password.Encrypt.exe mitgeliefert. Öffnen Sie das Tool, tragen Sie ihr Passwort in Klartext ein und verschlüsseln Sie dieses. Danach kopieren Sie den daraus resultierenden Text und tragen Sie diesen in die Passwortfelder ein.
¶ Bedienung
Das Tool wird als Dienst installiert.
Zum Starten des Dienstes, öffnen Sie die Dienste und Starten Sie den fd.TaskMonitor-Dienst.
¶ Starten der Überprüfung
Um die Überprüfung der Aufgaben sofort zu starten muss der installierte Windows Dienst fd.TaskMonitor manuell über die Eigenschaften des Dienstes gestartet werden. Beim Starten des Dienstes stehen zwei Parameter zur Verfügung, die in das Eingabefeld eingetragen werden können:
| Parameter | Funktion |
|---|---|
| -t | Direkt beim Starten des Dienstes erfolgt die erste Überprüfung der eingestellten Objekte. |
| -u | Führt ein Update der Konfigurationsdatei aus. |
¶ Changelog
docuvita Version 22.1.1623 oder höher
Ab der docuvita Version 22.1 ist die TaskMonitor-Version 20.2.7 nicht mehr kompatibel.
| Version | Bemerkung |
|---|---|
| 25.5.2 | Fix: Korrektes Setzen der SMTP-Security für Verbindung zum SMTP-Server |
| 25.5.1 | Fix: Korrekte Verarbeitung der SMTP-Konfiguration aus docuvita Fix: Korrekte Verarbeitung der SMTP-Konfiguration aus fd.TaskMonitor.config Timeout für den SMTP-Verbindungsversuch von 30 s |
| 22.4.16 | Update auf .NET 4.8 und Umstellung docuvita Version 22.1 |
| 20.2.7 | Inkompatibel mit docuvita Version 22.1 |