¶ faktur:box - Tutorials
Nachfolgend finden Sie umfangreiche Tutorials und Anleitungen für die verschiedenen faktur:box-Produkte aufgeführt. Antworten auf häufig gestellte Fragen finden Sie ebenfalls in unserem FAQ-Bereich.
¶ faktur:box-Archive / docuvita
faktur:box-Archive ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Cloud, docuvita dagegen ist ein DMS, welches lokal beim Kunden installiert wird. Von der Benutzerführung und der Oberfläche sind beide DMS identisch. Mehr Informationen zu den beiden Dokumentenmanagementsystemen erhalten Sie unter den angegebenen Links.
Die folgenden Anleitungen sind also sowohl für faktur:box-Archive als auch docuvita uneingeschränkt gültig.
¶ aidex - Rechnungsverarbeitung
aidex unterstützt die Eingangsbelegverarbeitung durch das automatische Auslesen von Belegdaten mittels künstlicher Intelligenz und einem definierbaren Prüf- und Freigabeworkflow. Erkannte Belegdaten werden automatisch auf Syntax und Plausibilität geprüft. Zusätzliche Belegdaten können direkt durch Anklicken im Belegbild erfasst werden. Damit werden die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten eines Belegs erheblich reduziert.
aidex gibt es in zwei Ausbaustufen:
aidex:pInstallation und Konfiguration (Objekttypen, Workflows)
aidex:qEinrichtung der Module ELIS, AICON und faktur:box-Archive
Rechnungsmails anfordern - best practices
Leitfaden AnnotationenTutorial und best practices bei der Validierung
¶ E-Mail-Archivierung
faktur:box Archive / docuvita stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um eine revisionssichere E-Mail Archivierung im Unternehmen einführen zu können. Um eingehende Nachrichten vor Manipulation zu schützen, werden sie bereits archiviert, bevor sie den Nutzer erreichen. Zudem steuert ein Berechtigungssystem den Zugriff auf die Daten und eine Zugriffsprotokollierung ermöglicht die Kontrolle der Datennutzung. Durch die Archivierung in faktur:box Archive / docuvita kann vor allem gewährleistet werden, dass E-Mails in ihrem betrieblichen Zusammenhang mit anderen Dokumenten an einem Ort zur Verfügung stehen.
Die Ablage in individuellen bzw. branchenspezifischen Aktenstrukturen und das schnelle Wiederauffinden von Dokumenten aus unterschiedlichen Quellen (Brief, Fax, E-Mail, etc.) erleichtert die Informationsgewinnung entscheidend. Archivierte E-Mails lassen sich ebenfalls in automatisierte Wiedervorlagen und Workflows einbetten. Damit stehen sämtliche Informationen bei der digitalen Bearbeitung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse zur Verfügung.
Für das Cloud DMS faktur:box-Archive und das On-Premise DMS docuvita gibt es eigene Produkte für die E-Mail-Archivierung.
- MailArchiveEinrichtung des Moduls, Postfachs und des Workflows (für faktur:box Archive)
EMailArchiverInstallation und Einrichtung des Moduls (für docuvita)
MaintainerZugriffsrechte auf E-Mails automatisch löschen und vergeben (für docuvita EMailArchiver)
¶ FORMCYCLE
FORMCYCLE stellt alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, um dynamische Webformulare für unterschiedlichste Anwendungsbereiche zu erstellen. Die im Formular erfassten Daten können über das integrierte Workflowmanagement verarbeitet und in individuelle Prozessabläufe integriert werden.
KonfigurationErste Schritte - Systemkonfiguration
DesignerErste Schritte - Designer
HilfeOffizielle FORMCYCLE Hilfe
¶ Robot
faktur:box Robot ist ein mächtiges Werkzeug zur Automation von Datenprozessen, wie z.B. von Schnittstellen.
Hunderte vorgefertigte Aktionen - sogenannte Nodes - ermöglichen es, einfach Daten zwischen den unterschiedlichsten Systemen und Prozessen auszutauschen.
Einige Beispiele:
- Automatische Erstellung und Pflege von Kundenakten im Dokumentenmanagementsystem auf Basis von ERP-Daten
- Automatische Dokumentarchivierung aus Dropbox, Google Drive, Sharepoint oder OneDrive direkt in faktur:box Archive oder docuvita
- Posten einer Nachricht in Slack, Microsoft Teams, Google Chat bei Änderung von Dokumenten oder Akten
- Überwachung von E-Mail-Postfächern und Auslösen von Aktivitäten bei Eingang bestimmter Mails
Die Verbindung von ERP-Systemen, Kommunikationsmitteln, Dateisystemen, Datenbanken u.v.m. in einem einfach zu bediendenden grafischen Editor macht faktur:box Robot zum unverzichtbaren Werkzeug der digitalen Automation.
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Quicklinks:
¶ Vertragsverwaltung
Mit dem Modul Vertragsverwaltung können Vertragsfreigaben gesteuert und automatische Wiedervorlagen vor bestimmten Vertragsfristen eingerichtet werden. Dafür werden Vertragsakten geführt, in denen sich alle Informationen und Dokumente eines jeweiligen Vertrages befinden.
¶ Wiki
faktur:box Wiki ist das Unternehmenswiki für Ihr Unternehmen. Leichte Bedienbarkeit, eine übersichtliche und moderne Oberfläche sowie zahlreiche weitere Features bündeln Ihr Unternehmenswissen an einem zentralen Ort.
Neben einem internen Wiki (Intranet) können Sie das faktur:box Wiki auch als öffentliches Wiki für Ihre Kunden oder sogar für Ihre GoBD-Verfahrensdokumentation einsetzen.
