Häufig stellt sich die Frage, wie Rechnungsemails von Lieferanten aufgebaut sein sollten, damit sie von aidex korrekt verarbeitet werden können.
Rechnungsmails müssen die eigentliche Rechnung als PDF-Anhang beinhalten. Da der Text der eigentlichen E-Mail nicht ausgelesen wird, dürfen sie keine rechnungsrelevaten Informationen enthalten. Zahlungsbedingungen, Skontofristen u. ä. müssen auf der PDF-Rechnung vorhanden sein, um ausgelesen werden zu können.
Erhalten Sie mehrere Rechnungen in einer E-Mail, ist das grundsätzlich kein Problem. Jede Rechnung sollte jedoch als separate PDF-Datei an die Mail angehängt sein. Eine PDF-Datei mit mehreren Rechnungen als "Stapel" kann nur in Ausnahmefällen korrekt behandelt werden.
Rechnungen im E-Mail-Body können nicht verarbeitet werden. Für das Auslesen der Rechnungsdaten ist zwingend das PDF-Format notwendig.