Mit Hilfe von Rollen erfolgt die Freischaltung von Modulen und/oder Softwarefunktionen für einzelne Benutzer, denen diese Rollen zugeordnet werden.
Die Rolle Mandantenadmin ist eine Standardrolle mit festem Funktionsumfang. Sie ist nur durch den Superadmin sadmin änderbar.
Mit Hilfe von Gruppen erfolgt Freischaltung bestimmter Daten wie Postfächer, Formulare und/oder Formularelemente für einzelne Benutzer, denen diese Gruppen zugeordnet sind.
Standardmäßig sind folgende Benutzergruppen vorhanden:
Der Benutzer muss eine Zuweisung zur Rolle erhalten, durch die funktionale Berechtigungen erteilt werden.
Desweiteren muss er eine Zuweisung zur Benutzergruppe(n) erhalten, wodurch inhaltliche Berechtigungen erteilt werden.
Durch die Zuweisung der Benutzergruppe erfolgt außerdem die Freischaltung von Postfächern für den Benutzer.
Ein vorhandener Benutzer kann inaktiv geschaltet werden, so dass er nicht mehr für Login und Formularbearbeitung verfügbar ist.
In den Benutzerdaten können unterschiedliche Arten der Passwortvergabe ausgewählt werden.
Für die Mitteilungen über die Neuanlage eines Benutzer oder eine Passwortänderung werden die System-Email-Vorlagen verwendet.
Wurde im Mandant in den Anmeldeeinstellungen Nur LDAP oder LDAP und System ausgewählt, so entfallen die Angaben zum Passwort.
Das Postfach Zentrales Postfach ist ein Standardpostfach, das nicht gelöscht werden kann.
Ein Postfach kann Benutzergruppen zugeordnet werden.Durch diese Zuordnung erhalten Benutzer, die ebenfalls diesen Benutzergruppen zugeordnet sind, Zugriff auf das Postfach und seine Inhalte.
Der Zugriff auf Postfächer erfolgt im Navigationsbereich durch die Funktion Postfach öffnen
Anzeige der Postfächer, denen die Benutzzergruppe(n) des Benutzers zugewiesen sind
Es können JSON-, XML und CSV-Datenquellen angelegt oder importiert werden.
Im FOMCYCLE-Element Auswahl können ausschließlich csv-Datenquellen verwendet werden. Sie können manuell angelegt oder aus csv-Dateien importiert werden.
css-Dateien können hier verwaltet werden und später in einzelnen Formularen eingebunden werden, um das Formular-Layout zu beeinflussen.
HTML-Vorlagen werden für die Anzeige von Meldungen und Seiten benutzt, die im Workflow-Ablauf verwendet werden können.
Im Code ist es möglich, Platzhalter einzubinden, mit denen dynamisch Feld- und Variablen-Inhalte aus Formularen in den Text eingebunden werden können.
Hier hinterlegte Textdateien können als Vorlagen für Dateien dienen, die über den Aktionsknoten Textdatei erzeugen generiert werden.
Der Texteditor bietet an dieser Stelle kein Syntax-Hightlighting
Im Text ist es möglich, Platzhalter einzubinden, mit denen dynamisch Feld- und Variablen-Inhalte aus Formularen in den Text eingebunden werden können.
i18n-Variablen enthalten die Übersetzungen von sprachabhängigen Inhalten, auf die systemintern zugegriffen wird. Dies können Element-Beschriftungen, Standard-Informationstexte u.ä. sein.
Es werden mindestens die Einträge für die Standardsprache benötigt, die im Mandant eingestellt wird. Wird für eine Sprache, die im Formular verwendet wird, kein Eintrag für die benötigte i18n-Variable gefunden, wird in dem Fall auf die Standardsprache zurückgegriffen.
Im Text ist es möglich, Platzhalter einzubinden, mit denen dynamisch Feld- und Variablen-Inhalte aus Formularen in den Text eingebunden werden können.
Es können Vorlagen für Emails erstellt werden, die in den Aktionsknoten für E-Mail-Versand verwendet werden können.
Es existieren drei System-Email-Vorlagen, die bei Mitteilungen über Benutzeränderungen bzw. Benutzerneuanlage verwendet werden. In diesen werden Systemplatzhalter verwendet, die keinen Bezug zu einem bestimmten Formular haben.
Unter Link-Vorlagen können häufig verwendete URLs zur Wiederverwendung hinterlegt werden. Auch hier gibt bes die Möglichkeit, Platzhalter zu benutzen.
Die Datei kann zusätzlich über eine mandantenspezifische URL direkt abgerufen werden.
Hier können wiederholt zu verwendende Dateien mit einem festen Inhalt, der nicht durch das Formular verändert wird, gespeichert werden. Diese stehen dann global in allen Formularen und allen Aktionsknoten, die Dateien verwenden, zur Verfügung.
Hier können Kalender mit Öffnungszeiten und Schließtagen angelegt werden, die als Datengrundlage für das Element Terminfinder im Formular verwendet werden können.